Mẫu Excel tính tiền phòng trọ — 10 câu hỏi thường gặp

Một mẫu tính tiền phòng trọ cơ bản cần tối thiểu các cột sau:

• Số phòng — để phân biệt phòng
• Tên người thuê — biết ai đang ở
• Số điện đầu kỳ / cuối kỳ — tính tiền điện
• Số nước đầu kỳ / cuối kỳ — tính tiền nước
• Đơn giá điện, nước — nhân ra tổng
• Tiền phòng — giá thuê cố định
• Phí khác (rác, internet, giữ xe) — nếu có
• Tổng cộng — công thức tự tính
• Trạng thái — đã thu / chưa thu

Nếu bạn dùng Google Sheets, Rental Manager của Sekai Flow đã có sẵn tất cả các cột này — chỉ cần nhập số điện nước, còn lại tự tính.

Công thức cơ bản:

= (Số cuối kỳ - Số đầu kỳ) × Đơn giá

Ví dụ: Đầu kỳ 1.200, cuối kỳ 1.350, đơn giá 3.500đ/kWh:

= (1350 - 1200) × 3500 = 525.000đ

Lưu ý: Nếu bạn tính giá điện bậc thang (theo EVN), công thức sẽ phức tạp hơn nhiều — cần dùng IF lồng nhau. Đây là lý do nhiều chủ trọ chuyển sang dùng app có sẵn công thức.

Mẹo: Nếu tính giá đồng giá (VD: 3.500đ/kWh), công thức đơn giản. Nếu tính bậc thang, dùng app sẽ tiết kiệm thời gian hơn nhiều.

Công thức giống nhau — chỉ khác đơn giá. Thường có 2 cách:

1. Đồng giá: Tất cả phòng cùng 1 giá/m³ (VD: 15.000đ/m³)
2. Theo đồng hồ tổng: Tổng tiền nước cả dãy ÷ tổng m³ = đơn giá thực → nhân cho từng phòng

Cách 2 công bằng hơn nhưng tính phức tạp hơn. Trong Excel, bạn cần 1 ô ghi "tổng tiền nước tháng" rồi chia.

3 nguyên nhân phổ biến nhất:

Ghi nhầm dòng. Phòng 16 thu rồi nhưng tick vào dòng phòng 17. Đây là lỗi kinh điển của sổ tay và Excel — vì các dòng giống nhau, dễ lệch.

Quên ghi. Thu tiền mặt lúc bận, định "lát ghi" nhưng quên luôn. Tiền vào túi mà sổ không phản ánh.

Tính sai tiền điện. Nhầm số đầu kỳ / cuối kỳ, hoặc nhân sai đơn giá. Chỉ cần sai 1 con số — lệch cả phòng.

Giải pháp: Dùng app có kiểm tra chéo tự động — khi tổng tiền thu không khớp tổng tiền phòng + điện + nước, hệ thống cảnh báo ngay.

Theo khảo sát Facebook group chủ trọ: 7/10 chủ trọ thừa nhận "tháng nào cũng lệch 1-2 phòng" khi dùng sổ tay hoặc Excel thủ công.

Lỗi phổ biến nhất:

• #REF! — ô tham chiếu bị xoá. Thường xảy ra khi bạn xoá dòng hoặc cột mà công thức đang tham chiếu.
• #VALUE! — ô chứa text thay vì số. Kiểm tra ô số điện có bị dính chữ không.
• #DIV/0! — chia cho 0. Thường gặp khi ô đơn giá trống.
• Circular reference — công thức tham chiếu vòng. Excel báo lỗi nhưng nhiều người không hiểu.

Giải pháp ngắn hạn: Google "mã lỗi + mô tả" — sẽ có hướng dẫn chi tiết.

Giải pháp dài hạn: Dùng template có sẵn công thức đã test kỹ, thay vì tự viết. Rental Manager trên Google Sheets không bao giờ gặp lỗi công thức vì tất cả tính toán chạy bằng code, không phải formula.

Có — nếu bạn cần:

• Mở trên điện thoại — đi ghi số điện nước tại phòng, nhập luôn
• Vợ/chồng cùng quản lý — chia quyền, cùng xem real-time
• Không sợ mất file — dữ liệu trên đám mây, laptop hỏng vẫn an toàn
• Miễn phí — Google Sheets không tốn phí bản quyền như Microsoft Office

Google Sheets tương thích 95% công thức Excel. Nếu bạn đã có file Excel, upload lên Google Drive → mở bằng Sheets → dùng ngay.

Có. Rental Manager của Sekai Flow là template Google Sheets quản lý phòng trọ hoàn chỉnh — không phải file Sheets trống, mà là app có giao diện, menu, nút bấm.

Tính năng chính:

• Tính tiền điện nước tự động — nhập số cuối kỳ, hệ thống tự lấy số đầu kỳ từ tháng trước
• Quản lý hợp đồng — cảnh báo khi sắp hết hạn
• Theo dõi thu tiền — phòng nào đã thu, chưa thu, nợ
• Dashboard — tổng quan doanh thu, tỉ lệ lấp đầy, công nợ

Miễn phí vĩnh viễn, dữ liệu thuộc về bạn.

Dùng miễn phí Rental Manager →

Tóm lại: Rental Manager giống Excel nhưng đã được setup sẵn — bạn chỉ nhập dữ liệu, không cần kẻ bảng hay viết công thức.

Được. Rental Manager hỗ trợ quản lý nhiều dãy trọ trên 1 file — mỗi phòng gắn với toà/dãy. Dashboard hiển thị tổng hợp tất cả dãy, hoặc lọc theo từng dãy.

Nếu dùng Excel tự kẻ: tạo 1 sheet per dãy, rồi 1 sheet tổng hợp dùng SUMIFS kéo data từ các sheet con. Khá phức tạp — và dễ lỗi khi số phòng tăng.

Xem xét chuyển sang phần mềm chuyên dụng (LOZIDO, Mona House) khi:

• Trên 100 phòng — quy mô lớn cần tích hợp kế toán, hoá đơn
• Cần app mobile riêng cho người thuê — để người thuê tự check tiền, gửi yêu cầu sửa chữa
• Cần tích hợp thanh toán online — thu tiền qua app, không cần gặp mặt
• Có đội ngũ quản lý — nhiều nhân viên, cần phân quyền phức tạp

Với quy mô dưới 100 phòng — Google Sheets app (Rental Manager) là quá đủ. Miễn phí, nhanh, và bạn kiểm soát hoàn toàn dữ liệu.